Peter Thomsen, avdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv
Med Noblys implementering av OnBase har pensjonsselskapet Velliv sentralisert flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv som letter arbeidsflyten og gir store økonomiske besparelser.
Tidligere hadde pensjonsselskapet Velliv både fysiske og flere digitale arkiver plassert forskjellige steder. De hadde derfor et behov for å samle dokumentarkivene på samme sted, og i begynnelsen av 2021 besluttet Velliv å kjøpe inn et nytt digitalt arkivsystem som sentraliserer alle selskapets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner ble valgt av Velliv blant åtte potensielle it-leverandører.
Peter Thomsen, avdelingsdirektør i Kundeservice hos Velliv, forteller: “Løsningen i OnBase understøtter behovene våre best, fordi systemet har en rekke funksjoner som vi opplevde er bedre enn det andre leverandører på markedet kan presentere.”
De tidligere langsomme og ressurskrevende prosessene med manuell håndtering, utskrift og skanning er nå erstattet av det digitale arkivet i OnBase. Velliv sparer samtidig utskrift av flere millioner ark papir i året, noe som både er en økonomisk og ikke minst miljømessig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsningen.
Siden implementeringen av OnBase har Velliv migrert 16 mill. dokumenter, og selskapet arbeider nå med å migrere ytterligere 8,5 mill. dokumenter. Den digitale arkivløsningen i OnBase betyr at selskapets medarbeidere innen kort tid bare skal se ett sted når de skal finne relevant kundeinformasjon.
”Arbeidsflyten vår er i høy grad blitt lettet sammenlignet med det vi var vant til. Vi skriver ut og skanner ikke lenger dokumenter. Strategien vi følger, er én gang digitalt, alltid digitalt. Det betyr at alt vil kunne finnes mye raskere når vi er ferdige med å migrere de eksisterende arkivene våre.”
— Peter Thomsen, avdelingsdirektør i Kundeservice, Velliv
Som pensjonsselskap håndterer Velliv mange personsensitive opplysninger om kundene sine, og OnBase er nettopp gearet til å håndtere GDPR. Velliv har samtidig et stort behov for å kunne styre hvem som har tilgang til ulike dokumenter, og den funksjonen ble derfor konfigurert i OnBase.
Peter Thomsen utdyper: “Det har vært viktig for oss at vi kunne se potensialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et veldig godt produkt i OnBase, fordi det er enkelt å integrere og konfigurere.”
Velliv har med OnBase fått et system som oppfyller selskapets eksisterende og fremtidige behov i den samlede digitaliseringsstrategien, og ifølge Peter Thomsen ser Velliv derfor allerede på andre områder hvor OnBase med fordel kan brukes.
